E-Rechnung – der Schlüssel zu effizienteren Prozessen

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (wie XML) erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme, ohne dass manuelle Schritte (Abtippen, Scannen o. ä.) erforderlich sind.

Genau genommen ist die E-Rechnung schon seit einigen Jahren bei uns in Deutschland eingeführt – und im Bereich Business-to-Government (B2G) bereits seit dem 27. November 2020 Pflicht. Und zwar auf Grundlage der „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV)“ vom 13. Oktober 2017.

Ursprünglich war es die Europäische Union, die die E-Rechnung durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU vorangetrieben hat: Sie hat den Einsatz standardisierter elektronischer Rechnungsformate im öffentlichen Auftragswesen vorgeschrieben, der jetzt auf das B2B-Geschäft ausgeweitet wird.

Eine wichtige Rolle spielen auch wirtschaftliche und ökologische Gründe: Zum einen ermöglicht die E-Rechnung eine weitgehende Automatisierung, da die Daten direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integriert werden können. Zum anderen lassen sich elektronische Rechnungen leichter archivieren und durchsuchen. Sie können zudem schneller weiterverarbeitet werden als Papier- oder PDF-Rechnungen. Das spart Zeit, Kosten (Papier, Porto etc.), verbessert den ökologischen Fußabdruck und reduziert Fehler, die bei manuellen Eingaben passieren können.

E-Rechnungen müssen den rechtlichen Vorgaben im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, die u. a. die Anforderungen an eine E-Rechnung enthalten (siehe dazu auch die Frage „Was ist eine E-Rechnung?“).

Wie alle Rechnungen in Deutschland müssen E-Rechnungen zudem die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UstG) § 14 erfüllen. Dazu gehören die Vollständigkeit der Angaben, Lesbarkeit und Echtheit der Herkunft und Unveränderbarkeit.

Des Weiteren unterliegen E-Rechnungen den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sofern sie personenbezogene Daten enthalten.

Um den Austausch von E-Rechnungen so einfach wie möglich zu gestalten, gibt es keine gesetzliche Vorgabe zur Übermittlung. Mögliche Übertragungswege sind beispielsweise der Versand per E-Mail, die Nutzung einer elektronischen Schnittstelle, die Übergabe auf einem USB-Stick oder der Download der XML-Datei. Zum Empfang reicht bereits ein einfaches E-Mail-Postfach.

Es gibt keine Verpflichtung, eine E-Rechnung über die gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung hinaus elektronisch zu verarbeiten. Das heißt: Der Empfänger einer E-Rechnung hat die Möglichkeit, die Vorteile der Digitalisierung auszuschöpfen, etwa durch eine automatisierte Verarbeitung, ist jedoch nicht dazu verpflichtet. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung in einem Format vorliegt, das grundsätzlich eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ob und in welchem Umfang der Empfänger dies tatsächlich umsetzt, bleibt ihm überlassen.

Ein- und ausgehende E-Rechnungen müssen umsatzsteuerrechtlich für einen Zeitraum von 8/10 Jahren aufbewahrt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass der strukturierte Teil der Rechnung unverändert und in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Zusätzlich müssen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen (GoBD) beachtet werden, wie sie in den entsprechenden Regelungen festgelegt sind.