Was gehört in eine digitale Personalakte?

Wenn man es genau nimmt, ist eine digitale Personalakte nichts anderes als eine elektronische Version der Personalakte in Papierform. Sie darf deshalb folgerichtig dieselben Daten und Informationen enthalten. Ihnen als Arbeitgeber sind hier viele Freiheiten gelassen, solange Sie die Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte einhalten sowie betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben.

Was darf alles in die digitale Personalakte?

In Ihre digitale Personalakte dürfen alle Unterlagen, die direkt etwas mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben. Dazu gehören u. a. die folgenden Informationen und Dokumente. Die Auflistung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

• Änderungsmitteilungen
• Angaben zu Urlaubs- und Kranktagen
• Arbeitsrechtliche Sanktionen (Er-, Abmahnung, Kündigung)
• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
• Aufenthaltserlaubnis/Arbeitserlaubnis
• Aushändigung Arbeitsmittel & Belehrungen
• Bescheinigungen (Finanzamt, Krankenkasse, Rentenversicherung, Behörden, Gerichte)
• Betriebliche Altersversorgung/Versicherungen
• Beurteilungen (Führungs- und Leistungsbeurteilungen)
• Bewerbungsunterlagen (Lichtbild, Lebenslauf, Führungszeugnis etc.)
• Darlehen
• Firmen-PKW-Informationen
• Fortbildungen und Qualifizierungen (inkl. Nachweise)
• Führerschein-Kopie
• Gehaltsentwicklung
• Schriftverkehr zum Arbeitsverhältnis (mit dem Mitarbeiter oder mit Dritten zum Mitarbeiter)
• Lohnpfändungen
• Lohnsteuerkarte
• Nebentätigkeitsgenehmigung
• Personalstammbogen
• Schwerbehindertenausweis
• Sozialversicherungsunterlagen
• Stellenbeschreibungen
• Steuerunterlagen
• Vergütung
• Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
• Verträge rund um die Arbeitsaufgabe
• Vollmachten
• Zeugnisse

Was darf nicht in die Personalakte?

Als Faustregel gilt: Privates hat in der elektronischen Personalakte nichts zu suchen. Ebenso wenig wie Informationen, die sonstige Rechte und Vorgaben in irgendeiner Art und Weise tangieren. Dazu gehören:

• Abmahnungen, solange ihre Rechtmäßigkeit noch nicht klar ist
• Dokumente, in denen der Arbeitnehmer einer von vielen ist oder lediglich erwähnt wird (z. B. Schichtpläne, Personal- und Lohnlisten)
• Ergebnisse von Eignungstests
• Falsche/unwahre oder entwürdigende Inhalte
• Informationen über den Gesundheitszustand
• Informationen über persönliche, religiöse oder politische Interessen
• Inhalte, Beiträge oder Screenshots von privaten Accounts in sozialen Netzwerken (LinkedIn, Facebook, X, Instagram etc.)
• Krankentage und Krankheitsgründe
• Notizen des Arbeitgebers über die Leistung des Arbeitnehmers o. ä.
• Prozessakten in einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer
• Unterlagen über betriebsärztliche Untersuchungen
• Vermerke über eine Kandidatur für den Betriebsrat
• Vorüberlegungen zu Beförderungen oder Umbesetzungen
• Zeugnisentwürfe

Personenbezogene Daten

Werden in der Personalakte personenbezogene Daten gespeichert oder verarbeitet, was in der Regel der Fall ist, müssen Sie als Arbeitgeber die Bestimmungen des Datenschutzes besonders beachten.

• Schützen Sie die Daten ausreichend vor unbefugtem Zugriff.
• Halten Sie den Personenkreis, der berechtigten Zugriff auf die jeweilige Personalakte hat, so klein wie möglich.
• Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern uneingeschränkte Einsicht in ihre Personalakten (Akteneinsicht). Ihre Mitarbeiter dürfen ggf. den Betriebsrat bei der Akteneinsicht hinzuziehen.
• Beachten Sie, dass Rechtsanwälte kein Recht auf Akteneinsicht haben.

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