Papierne Personalakten digitalisieren

Der Umstieg auf digitale Personalakten bietet viele Vorteile: Statt sich durch dicke Ordner zu wühlen, können Sie künftig alle wichtigen Informationen auf Knopfdruck abrufen. Dies spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern sorgt auch für eine höhere Datensicherheit: Während herkömmliche Papierakten lediglich durch einen Schrank oder ein Büro vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, lassen sich digitale Akten durch Cloudtechnologien mit modernen Verschlüsselungstechniken und Zugriffsrechten weitaus sicherer verwahren. Vor der Erleichterung steht jedoch erst einmal Arbeit. Denn alle papiernen Personalakten müssen eingescannt werden.

Am Anfang steht die Kategorisierung

Bevor Sie mit dem Scan-Prozess starten können, sind einige vorgelagerte Arbeitsschritte erforderlich: Optimalerweise beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme aller vorhandenen Dokumente. Schauen Sie genau, welche Unterlagen Sie wirklich digitalisieren möchten und welche vielleicht bereits aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen nicht mehr benötigt werden. Eine sogenannte Negativliste hilft Ihnen dabei, überflüssige Dokumente auszusortieren.

Sobald die Liste der zu digitalisierenden Dokumente steht, legen Sie fest, wie Ihre elektronische Ablage strukturiert sein soll und welche Kategorien und Ordner für die zukünftige digitale Ablage sinnvoll sind. Eine solche Vorstrukturierung hilft Ihnen nachhaltig dabei, den Scan-Prozess effizienter zu gestalten und eine klare Übersicht über die zu digitalisierenden Akten zu behalten. Bitte behalten Sie dabei immer auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Hinterkopf!

Unser Tipp: Nutzen Sie vorkonfigurierte Lösungen wie die von M.IT Connect, die aus langjähriger Projekterfahrung entstanden ist. Sie sparen sich damit viel Zeit bei der Projekteinführung, da Sie bei der Planung der Dokumentenarten nicht von Null anfangen müssen. Im Gegenteil: Sie sichern sich eine professionelle Basis, die individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.

Was kostet das Digitalisieren von Personalakten?

Die Kosten für das Einscannen Ihrer Personalakten variieren von Anbieter zu Anbieter und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Eine wesentliche Rolle für den Preis spielen die genaue Anzahl der Blätter in den Ordnern und die Art der Dokumente. Hinzu kommen Vorbereitungsarbeiten wie das Entfernen von Heftungen, Klammern und allen weiteren Fremdbestandteilen sowie die Erfassung bzw. Bezeichnung der Daten und Dateien und ihre Kategorisierung. Je mehr Keywords (Suchbegriffe) erfasst werden sollen, desto größer ist der Aufwand. 

Lieber selbst scannen?

Sie überlegen, das Scannen Ihrer Personalakten selbst zu übernehmen? Diese Entscheidung können nur Sie treffen. Bedenken Sie jedoch, dass der Scanprozess viel Zeit in Anspruch nimmt – ein Aspekt, der oft unterschätzt wird. Ein professioneller Scandienstleister hingegen arbeitet Akte für Akte effizient ab – ohne Ihr Zutun. 

Haben Sie Bedenken, dass Sie während des Scanprozesses keinen Zugriff auf Ihre ausgelagerten Akten haben? Sprechen Sie mit Ihrem Scandienstleister, denn viele bieten flexible Lösungen, um Ihnen auch während der Digitalisierung den Zugriff zu ermöglichen. Es könnte natürlich dennoch sein, dass Sie an der ein oder anderen Ecke flexibler in Bezug auf Ihre speziellen Anforderungen sind, wenn Sie selbst scannen. Sie benötigen dann jedoch auch das passende Equipment (Scanner, Software & Co.) sowie vertrauenswürdiges Personal, das ausreichend freie Kapazitäten dafür hat.

Digitalisierung im Alltag

Auch nach der Digitalisierung Ihrer Personalakten müssen (im laufenden Geschäftsbetrieb) immer wieder (neue) Dokumente gescannt werden. Es macht deshalb Sinn, schon frühzeitig die technische Infrastruktur bereitzustellen, die für das regelmäßige Scannen notwendig ist. 

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem IT-Dienstleister, welche Scanner und Softwarelösungen für Ihren Bedarf geeignet sind. Möglicherweise besitzen Sie bereits die passende Ausrüstung, da Sie Ihre Personalakten selbst gescannt haben, andernfalls lohnt sich eine Investition in moderne, leistungsfähige Geräte.

Effiziente Arbeitsprozesse für den digitalen Alltag

Um die tägliche Arbeit mit der digitalen Personalakte zu optimieren, sind klare Prozesse zu definieren. Wie gelangen neue Dokumente ins digitale Archiv? Welche Methode nutzen wir (spätes oder frühes Archivieren, Archivierung während der Bearbeitung). Wer ist verantwortlich? Wie führen wir die regelmäßige Datensicherung durch? Mit welchem Backup-Konzept sind wir auf der sicheren Seite und halten alle gesetzlichen Anforderungen ein? 

M.IT Connect unterstützt Sie hier nicht nur mit der modernen M.IT Personalakte, sondern auch mit umfassender Beratung und intelligenten Managed Services. Sprechen Sie uns gern an!