Traditionelle Personalakten? Die Zeiten im HR-Management haben sich geändert
Als Personaler stehen Sie in der heutigen dynamischen Arbeitswelt vor einer Fülle von Herausforderungen: Die traditionelle Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten stößt an ihre Grenzen. Papierbasierte Prozesse sind ineffizient, zeitaufwändig und auch aus ökologischer Sicht nicht mehr zeitgemäß. Die Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Datenschutzrichtlinien wird immer komplexer.
Und nun? Nun wird es Zeit, das Potenzial der Digitalisierung zu nutzen und einen modernen Ansatz für das HR-Management zu finden. Mit der digitalen Personalakte von M.IT Connect.
Whitepaper digitale Personalakte
Erfahren Sie in unserem kostenfreien Whitepaper, welche Vorteile Ihnen eine digitale Personalakte im Detail bietet – und was Sie bei der Wahl und Einführung beachten sollten.
- inkl. Arbeitshilfen und Checkliste
- inkl. rechtliche Grundlagen
M.IT Personalakte
Effizientes HR-Management beginnt hier
Die M.IT Personalakte ist eine intelligente Lösung, um die heutigen und zukünftigen Herausforderungen im Personalmanagement zu bewältigen. Die moderne Software kann schnell und einfach ohne IT-Support installiert werden – und unterstützt Sie dabei, Ihre Personalprozesse spielend leicht zu digitalisieren und zu automatisieren. Sie können sich dadurch auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Entwicklung Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter.
Ohne IT-Support installierbar und nutzbar!
Eine HR-Plattform für alles
Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung aller Mitarbeiterdaten auf einer sicheren, hochmodernen Plattform in der Cloud arbeiten Sie jeden Tag effizient und transparent und haben stets den Überblick über alle Mitarbeiterdaten und -informationen. Die M.IT Personalakte verwaltet sämtliche Personaldokumente, Bewerbungsunterlagen und Verträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und vieles mehr. So gewinnen Sie deutlich an Auskunftsfähigkeit.
Basis für schnelle, automatisierte HR-Prozesse
Ob Bewerbermanagement, Onboarding/Offboarding, Schulungen oder Kündigungsprozess, Unterweisungen oder Inventarverwaltung – die digitale Personalakte bildet das Herzstück Ihrer HR-Lösungen. Sie dient als zentrale Anlaufstelle für eine Vielzahl von HR-Prozessen und ermöglicht es Ihnen, Ihr HR-Management kontinuierlich zu optimieren und intelligent anzubinden. Darüber hinaus verfügt die M.IT Personalakte über Schnittstellen zu modernen Personalsoftware-Lösungen wie die Sage HR Suite und Infoniqa. Das macht vieles im Prozessablauf leichter.
Grafik: Automatisierte HR-Prozesse mit System – M.IT Connect bietet Ihnen alles aus einer Hand sowie Schnittstellen-offene Einzellösungen.
Die Vorteile der M.IT Personalakte
Effizienzsteigerung
Alle Dokumente in Ihrer Personalabteilung werden über die M.IT Personalakte ganz flexibel und doch strukturiert an einem Ort abgelegt. Sie müssen nicht mehr an verschiedenen Stellen nach Informationen zu Ihren Mitarbeitern suchen und können auf automatisierte Workflows zurückgreifen, die den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Der Zugriff ist standortübergreifend möglich, damit Ihnen wichtige Informationen jederzeit und überall zur Verfügung stehen. Für Mitarbeitergespräche, Personalplanungen und Co.
Zeitersparnis
Die digitale Personalakte von M.IT Connect erspart Ihnen bis zu 45 Minuten Arbeitsaufwand pro Mitarbeiter und Tag. Davon ausgehend, dass Mitarbeiter in der Personalabteilung pro Tag bislang ca. 1 Stunde mit der Suche nach Dokumenten in Papierakten verbracht haben. Niemand muss mehr eine Akte suchen, in die Hand nehmen, darin blättern und sie wieder wegräumen. Alle Dokumente innerhalb einer Akte stehen auf Knopfdruck zur Verfügung!
Kostensenkung
Unsere digitale Personalakte ist eine moderne Alternative zur traditionellen Papierverwaltung. Sie unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsqualität zu optimieren und Ihr Budget zu schonen. Schon allein die Eliminierung von Papierdokumenten und manuellen Prozessen wird Ihre Verwaltungskosten erheblich senken! Versprochen.
Höhere Transparenz
Nie war es einfacher, den Überblick über wichtige Informationen zu behalten und den Status von Aufgaben zu verfolgen: Mit der M.IT Personalakte können Sie jeden Schritt in Echtzeit verfolgen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Von der Arbeitsvertragserstellung bis zur Durchführung von Leistungsbeurteilungen – alles, was Sie benötigen, ist nur einen Klick entfernt.
Ökologischer Fußabdruck
Mit der digitalen Personalakte von M.IT Connect sparen Sie buchstäblich Berge von Papier (und Platz) – und machen einen weiteren entscheidenden Schritt in Richtung papierloses Büro. Das ist gut für die Umwelt und für Ihren ökologischen Fußabdruck.
Compliance und Datenschutz
Die Einhaltung gesetzlicher Fristen, Vorschriften und Datenschutzrichtlinien ist im Personalwesen elementar. Unsere digitale Personalakte bietet Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz. Sie halten gesetzliche Vorgaben automatisch ein und haben über benutzerdefinierte Zugriffsrechte und Audit-Trail-Funktionen volle Kontrolle über den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten.
Wichtige Funktionen der M.IT Personalakte
Zentrale Datenverwaltung
Alle Mitarbeiterdokumente werden sicher in einer zentralen Akte gespeichert und können von autorisierten Benutzern einfach abgerufen werden. Alle Dokumente, egal, ob Sie bislang in Papierform vorgelegen haben, als E-Mail hereinkommen oder aus einer HR-Software stammen, können in der Personalakte abgelegt werden.
Vollumfängliches Aktensystem
Die M.IT Personalakte ist weit mehr als nur eine Personalakte. Das System bietet Ihnen zur Vervollständigung Ihrer Digitalisierung weitere integrierte bzw. integrierbare Akten an: Mit der Bewerberakte haben Sie die volle Kontrolle über all Ihre Bewerbungen. Die berufliche Wiedereingliederung vereinfachen Sie sich mit der BEM-Akte. Alle nicht mitarbeiterbezogenen Dokumente wie Journale oder Listen finden Platz in der Mandantenakte.
Benutzerdefinierte Zugriffsrechte
Dank benutzerdefinierter Zugriffsrechte (Rollenkonzepte) können Sie den Zugriff auf Ihre Mitarbeiterdaten genau kontrollieren und sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können. So erhöhen Sie die Sicherheit und schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.
Automatisierte Workflows
Automatisierte Workflows und Aufgaben sorgen in der M.IT Personalakte für eine einfache Zusammenarbeit in der Personalabteilung. Dokumente lassen sich auf Wiedervorlage legen, Notizen und Annotationen wie in einer Papierakte anlegen.– für eine effizientere Bearbeitung.
Such- und Filterfunktionen
Unsere Such- und Filterfunktionen (Facettierung) erleichtern die Navigation durch große Dokumentmengen. Sie können nach spezifischen Kriterien suchen und die Ergebnisse filtern, um genau die Informationen zu finden, die Sie benötigen.
Microsoft-Office-Integration
Unsere digitale Personalakte bietet eine nahtlose Integration von Microsoft Office, um Ihnen ein noch effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Sie können Ihre Office-Dokumente direkt aus der Personalakte heraus erstellen, bearbeiten und freigeben, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Auch die Suche und Ablage ist über die Personalakte möglich.
M.IT Personalakte – eine Lösung in 3 Editionen
Die M.IT Personalakte ist für jedes Unternehmen in der individuell passenden Edition erhältlich – und lässt sich perfekt auf Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen. Sie möchten wissen, welche Version mit welchen Funktionen und Leistungsmerkmalen für Sie die Beste ist, um Ihr HR-Management zu optimieren? Wir beraten Sie gern!
M.IT Personalakte
STANDARD
Das Standard-Paket beinhaltet den vollen Funktionsumfang der M.IT Personalakte inklusive Bewerber- und Mandantenakte. Anders als bei der Edition Advanced erfolgt die Aktenanlage in der Standard-Version jedoch manuell und es gibt keine Suchunterstützung.
Mehr Informationen
M.IT Personalakte
PROFESSIONAL
Im Professional-Paket enthalten ist der volle Umfang der M.IT Personalakte inklusive Bewerber-, Mandanten- und BEM-Akte. Die Aktenanlage erfolgt auch in dieser Edition manuell. Die Suchunterstützung für alle angelegten Akten ist aktiv.
Mehr Informationen
M.IT Personalakte
ADVANCED
Mit dem Advanced-Paket sichern Sie sich den vollen Umfang der M.IT Personalakte inklusive Bewerber-, Mandanten- und BEM-Akte. Ihr HR-System wird voll integriert. Sie können jederzeit auf die aktuellen Daten Ihrer führenden HR-Applikation zugreifen.
Mehr InformationenSie haben noch Fragen oder wünschen eine qualifizierte Beratung?
Buchen Sie gern einen kostenfreien Ersttermin bei uns!
Unsere Experten helfen Ihnen gern weiter und informieren Sie über alle Funktionalitäten und Konditionen der M.IT Personalakte!
Bitte wählen Sie Ihr Anliegen:
So führen Sie die M.IT Personalakte ganz leicht ein
Damit Ihre M.IT Personalakte Ihnen von Anfang an den größtmöglichen Nutzen bringt, bieten wir Ihnen verschiedene optionale Dienstleistungspakete an. So können Sie die Einführung Ihrer digitalen Personalakte maximal effizient und einfach gestalten.
Einrichtungsservice
Unser professioneller Einrichtungsservice nimmt Ihnen viel Arbeit ab und kümmert sich um die technische Einrichtung und Konfiguration Ihrer digitalen Personalakte. Auf Wunsch richten wir zusätzlich gern auch alle weiteren HR-Lösungen von M.IT Connect ein – vom Fristenmanagement bis zum Inventar.
Onboarding-Pakete
Mit unseren maßgeschneiderten Onboarding-Paketen begleiten wir Sie durch den Implementierungsprozess und unterstützen Sie dabei, die digitale Personalakte nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren. So können Sie sicher sein, dass Ihr Team optimal auf den Einsatz unserer Lösung vorbereitet ist.
Workshops und Schulungen
In unseren interaktiven Workshops und Schulungen vermitteln wir Ihrem Team das nötige Wissen und die Fähigkeiten, die M.IT Personalakte effektiv zu nutzen. Unsere erfahrenen Trainer führen Sie durch alle Funktionen und Features der Plattform und beantworten gern individuelle Fragen.
Workshops für Projektplanung und Projekt-Kick-off Schulungen für User und Administratoren Individuelle Schulungen und Workshops
Das sollten Sie über die digitale Personalakte noch wissen
Mehr zum Thema digitale Personalakte
26.10.2024
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Je mehr Personalakten digital und nicht mehr in Papierform geführt werden, desto häufiger stellt sich die Frage: Was darf eigentlich alles in eine digitale Personalakte – und was nicht? Die grundlegende Antwort einmal vorweggenommen: Es steht Ihnen als Arbeitgeber grundsätzlich frei, was Sie aufnehmen, sofern es eindeutig mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung steht – und die entsprechenden Vorgaben bzgl. Datenschutz, Betriebsverfassungsrecht und Persönlichkeitsrechten eingehalten werden.
09.10.2024
Papierne Personalakten digitalisieren
Die Idee hinter einer digitalen Personalakte ist ebenso einfach wie genial: Dokumente, die bislang in Papierform vorlagen, werden gescannt und elektronisch in unterschiedlichen Kategorien abgespeichert. Berechtigte Nutzer können dann jederzeit und von überall auf die digitalisierten Akten zugreifen. Doch bevor es soweit ist, sind einige Überlegungen und Arbeiten fällig, um den Wechsel von Papier zu digital reibungslos zu gestalten. Auch und gerade das Scannen der Papierakten gehört dazu.
27.09.2024
4 Vorteile eines papierlosen Büros
Schon in den 1970ern hieß es, dass wir spätestens in den 2000ern ganz ohne Papier in unseren Büros arbeiten würden. Doch die Realität sieht anders aus: Noch immer bleibt die Vision vom „papierlosen Büro“ vielerorts Stückwerk. Der Wandel jedoch ist in vollem Gange. Dazu tragen moderne Tools wie die digitale Personalakte und gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnung bei. Analoge und digitale Prozesse verschmelzen immer stärker miteinander. Aber welche Vorteile bringt ein papierloses Büro tatsächlich? Das erfahren Sie hier!